Kiitos mielenkiinnostasi palvelujamme ja tuotteitamme kohtaan. Toimittaessamme ja markkinoidessamme sinulle palvelujamme ja tuotteitamme käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja. Ymmärrämme vastuumme ja haluamme, että voit luottaa meihin tietojesi käsittelijänä. Sinua koskevat tiedot ovat sinun tietojasi. Käsittelemme niitä yhtä huolellisesti kuin omiamme.
Timanttia Consulting Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Kerromme tässä selosteessa, millaisia tietoja keräämme asiakkaistamme, mahdollisista tulevista asiakkaistamme, yhteistyökumppaneista ja Timanttia Consulting Oy:n verkkosivuilla kävijöistä ja miten käsittelemme niitä.
Olethan yhteydessä, jos sinulla herää jotain kysyttävää.
Parhain terveisin,
Ulla Vilkman, toimitusjohtaja, Timanttia Consulting Oy
1. REKISTERINPITÄJÄ
Timanttia Consulting Oy, y-tunnus 2812959-4, Erottajankatu 9 A 3. krs, 00130 Helsinki, p. 044 505 1896. Rekisteriasioista vastaava henkilö: Kirsi Laine, e-mail: kirsi.laine(a)timanttia.fi
2. TIETOJA REKISTERISTÄ
Rekisteri on asiakas- ja markkinointirekisteri. Käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, jos olet meidän asiakkaamme, mahdollinen tuleva asiakkaamme, yhteistyökumppanimme tai verkkosivujemme käyttäjä.
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Käsittelemme tietojasi asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitamiseksi tai palveluidemme markkinoimiseksi. Tarkemmin tietojen käsittelyn tarkoitus riippuu siitä, mihin edellä mainittuun henkilöryhmään kuulut.
Jos olet asiakkaamme, käsittelemme tietojasi asiakassuhteen hoitamiseen tehtyjen sopimusten täyttämiseksi. Se pitää sisällään palveluihimme sisältyvän yhteydenpidon, tiedotteet ja uutiskirjeet. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin meidän välinen sopimus. Käsittelyperuste kattaa myös sopimusta edeltävän henkilötietojen käsittelyn, jos se on tapahtunut sinun pyynnöstäsi, esimerkiksi silloin kun laadimme tarjousta ja neuvottelemme toimitussopimuksesta. Voimme käyttää tietojasi myös markkinoidaksemme sinulle lisäpalveluja. Tähän liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Sinulla on kuitenkin oikeus kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien tai uutiskirjeen yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta. Laskutustietoja säilytämme lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi.
Jos olet mahdollinen tuleva asiakkaamme, käsittelemme tietojasi palveluidemme markkinointiin, pitäen sisällään uutiskirjeet, mainokset ja muut suorat yhteydenotot puhelimitse, tekstiviestitse, sähköpostitse tai sosiaalisen median palveluiden kuten Linkedinin ja/tai Facebookin kautta. Yhteisöasiakkaiden edustajien tietoja käytetään vain yhteisölle kohdistuvan viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen. Tällainen tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Sen sijaan, jos olet henkilöasiakas, käytämme tietojasi suoramarkkinointiin ainoastaan, jos olet antanut tähän suostumuksen, esimerkiksi verkkosivujemme yhteydenottolomakkeen tai uutiskirjeen tilauksen yhteydessä.
Jos olet yhteistyökumppanimme, käsittelemme tietojasi yhteistyösuhteemme hoitamiseen. Tietojen käsittely perustuu yhteistyösopimukseemme.
Jos vierailet verkkosivustollamme, keräämme tietoja parantaaksemme asiakaspalveluamme ja kyetäksemme tarjoamaan palveluistamme kiinnostuneiden tarpeisiin sopivaa tietoa ja tukea. Tietoja kerätään seuraavissa tilanteissa: materiaalin latauslinkkipyynnöt, yhteydenottolomakkeen käyttö, uutiskirjeen saajaksi rekisteröityminen ja tilaisuuksiin ilmoittautuminen. Sivuillamme voi vierailla myös anonyymisti.
Siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, katsomme, ettei käsittely ole ristiriidassa perusoikeuksiesi tai -vapauksiesi kanssa. Meillä on perusteltu intressi ylläpitää ja kasvattaa liiketoimintaamme sekä kertoa palveluistamme niistä mahdollisesti kiinnostuneille henkilöille. Pyrimme olemaan mahdollisimman avoimia käytännöistämme. Voit halutessasi vastustaa käsittelyä milloin tahansa.
4. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ
Evästeet (engl. cookies) ovat pieniä tekstitiedostoja, joita internet-selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään esimerkiksi silloin, kun käyttäjän tietoja halutaan säilyttää tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Emme saa evästeiden avulla tietoomme henkilötietoja, joiden perusteella voisimme suoraan tunnistaa verkkosivuston käyttäjän (kuten nimi tai sähköpostiosoite).
Käytämme evästeitä helpottaaksemme ja sujuvoittaaksemme sivuillamme kävijöiden palvelua. Sivuillamme kävijä voi valita omalta päätelaitteeltaan varoituksen, joka ilmoittaa aina evästeiden käytöstä tai kävijä voi kieltää selaimen asetuksissa evästeiden käytön. Lisäksi kävijä voi tyhjentää evästeet, jolloin niihin perustuva profiili nollautuu. Kuten useimmissa verkkosivuissa, evästeiden kieltäminen voi vaikeuttaa joidenkin palveluiden sujuvaa käyttöä.
Toimintamme kehittämiseksi käytämme Plausiblen analytiikkapalveluja. Plausible keräämää sivuston käyttötietoa ei ole mahdollista yhdistää yksittäiseen kävijään.
5. HENKILÖTIEDOT, JOITA KERÄÄMME
Käsittelemme vain edellä kuvattujen tarkoitusten kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Jos olet asiakkaamme, voimme kerätä sinulta seuraavia henkilökohtaisia tietoja voidaksemme tarjota sinulle palveluitamme:
- Yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantajayrityksen nimi ja osoite
- Laskutustiedot, kuten verkkolaskutusosoite tai muu laskutusosoite
- Asemaan liittyvät tiedot, kuten työtehtävä/titteli
Mahdollisilta tulevilta asiakkailtamme voimme kerätä seuraavia tietoja:
- Yhteys- ja väestötietoja, kuten nimi, työtehtävä/titteli, sähköpostiosoite,puhelinnumero, työnantajayrityksen nimi ja osoite
- Sosiaalisen median profiileihin johtavia linkkejä
- Palvelun tuottamisen yhteydessä kerättävät tiedot, kuten kyselylomakkeiden tulokset
Joissain käyttötilanteissa jotkin pyytämämme tiedot ovat pakollisia ja toiset valinnaisia. Jos et anna pakollisia tietoja niitä vaadittaessa, et voi jatkaa kyseistä toimintaa. Antamasi tiedot poistetaan pyynnöstäsi, mikäli niiden säilyttäminen ei ole asiakkuuden hoitamiseksi taikka esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi välttämätöntä.
Verkkosivuillamme vierailevilta voimme pyytää seuraavia tietoja: nimi, työtehtävä, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantajayrityksen nimi. Evästeiden avulla keräämme tietoja käyttäjän päätelaitteesta ja käyttäytymisestä sivulla.
6. TIETOJEN LÄHTEET
Keräämme ja saamme tietosi seuraavista lähteistä:
- Pääsääntöisesti saamme tietosi sinun itsesi antamana esimerkiksi verkkosivuillamme olevan yhteydenottolomakkeen tai muun henkilökohtaisen vuorovaikutuksen kautta. Henkilötietojen antaminen on edellytys asiakassuhteen syntymiselle ja hoitamiselle.
- Jos olet potentiaalisen yhteisöasiakkaan edustaja tai yrityspäättäjä, saatamme kerätä tietosi julkisesti verkossa, esimerkiksi yrityksesi kotisivuilla olevista tiedoista ja sosiaalisen median profiileista, kuten LinkedInistä tai muualta julkisesti verkkosivuilla olevista palveluista
- Lisäksi keräämme verkkosivujemme käytöstä tietoja evästeillä. Emme kuitenkaan yhdistä evästeillä kerättyjä tietoja muihin tässä selosteessa kuvattuihin tietoihin, emmekä voi evästeillä kerättyjen tietojen perusteella tunnistaa sinua henkilökohtaisesti.
7. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Säilytämme asiakastietoja asiakassuhteen keston ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitolainsäädännön noudattamiseksi. Pyrimme pitämään käsittelemämme henkilötiedot ajantasaisina ja virheettöminä poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja.
Potentiaalisten asiakkaiden, mukaan lukien aiemmin palveluitamme hankkineiden asiakkaiden, tietoja käsitellään markkinointitarkoituksiin niin kauan kuin et ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestejä. Mikäli kieltäydyt markkinoinnista, eikä muuta käsittelyperustetta ole, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen. Voit halutessasi pyytää kaikkien henkilötietojesi poistamista.
8. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN
Emme luovuta tai jaa tietojasi kolmansille osapuolille muutoin kuin tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla, ellet itse selkeästi sitä pyydä tai valtuuta meitä tekemään.
Emme koskaan myy tietojasi kenellekään, mutta voimme luovuttaa tietoja esimerkiksi yritysjärjestelyiden yhteydessä tai viranomaisten niin edellyttäessä.
Käytämme säännönmukaisesti palveluiden tarjoajia tietojen käsittelyssä. Esimerkiksi asiakastietojärjestelmän, uutiskirjejärjestelmän, verkkokoulutusjärjestelmän ja tietojen tallennuspalvelut tarjoaa ulkopuolinen palveluiden tarjoaja. Näillä kolmansilla osapuolilla ei ole mitään itsenäistä oikeutta käyttää meiltä saamiaan tietoja toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Palveluntarjoajien kanssa on tehty asianmukaiset tietosuojasopimukset.
9. TIETOJEN KÄSITTELY EU:N ULKOPUOLELLA
Keräämiämme henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan Unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, lukuunottamatta ActiveCampaign-pilviohjelmistoalustaa, jolloin tiedot voivat palvelun sisällä siirtyä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietojen käsittely edellyttää niiden siirtoa EU/ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme, että siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämin tavoin, esimerkiksi EU:n komission mallisopimuslausekkeita hyödyntäen. Henkilötiedot ovat suojattuna tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
10. TIETOJEN SUOJAAMINEN
Käytämme seuraavia suojatoimia tietoturvan varmistamiseksi:
- Käsittelemme henkilötietoja vain nykyaikaisilla ja tietoturvallisiksi todetuilla tietojärjestelmillä, jotka vastaavat tyypillisimpiin tietoturvariskeihin.
- Rajaamme pääsyn tietoihin salasanoilla ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla vain niille henkilöille, jotka ovat siihen oikeutettuja, ja jotka niitä tarvitsevat tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
- Rajaamme yhteydet palvelimille palomuurien taakse ja salaamme kaiken tietoliikenteen palvelimille.
11. OIKEUTESI TIETOJEN TARKISTAMISEEN, KORJAAMISEEN JA POISTAMISEEN
Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: info(at)timanttia.fi. Varauduthan todentamaan henkilöllisyytesi.
- Oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.
- Oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen korjaamista.
- Oikeus vaatia sinua koskevien henkilötietojen poistamista. Tietojärjestelmiemme pääkäyttäjä voi poistaa kaikki sinua koskevat henkilötiedot.
- Oikeus siirtää tiedot johonkin toiseen järjestelmään, mikäli se on teknisesti mahdollista, silloin kun tiedot ovat sinun itsesi toimittamia ja tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
- Oikeus kieltää sinuun kohdistuva suoramarkkinointi.
- Oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
- Oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta: www.tietosuoja.fi
12. KOLMANNET OSAPUOLET
Sivuiltamme löytyy linkkejä muille sivustoille tai sisältöä ulkopuolisilta sivuilta, kuten Facebook, Twitter ja Linkedin. Emme vastaa näistä ulkopuolisista sivustoista. Ulkopuolisen sisällön käyttö tapahtuu kulloinkin kyseessä olevan sivuston oman tietosuojaselosteen mukaisesti.
Toimimme yhteisrekisterinpitäjänä silloin, kun ylläpidämme Timanttia Consultingin sivuja Facebookissa. Keräämme tilastotietoja mm. Facebook-sivujemme tykkäyksistä ja vierailuista, julkaisuidemme näkyvyydestä sekä julkaisuidemme tavoittaneiden henkilöiden demografiaprofiileista. Emme voi tunnistaa tiedoista yksittäistä käyttäjää, emmekä yhdistä näitä tilastotietoja muihin tässä tietosuojalausekkeessa kuvattuihin tietoihin. Lisätietoja Facebookin tietosuojakäytännöistä.
13. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Kehitämme jatkuvasti toimintaamme, joten tämä sivusto, tietojen kerääminen, käsittely ja tallentaminen sekä rekisterimme ovat myös jatkuvan kehityksen kohteena. Varaamme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi. Tietosuojaselosteen muutoksista ja päivityksistä tiedotetaan palveluissamme.
Tämä tietosuojaseloste julkaistiin 26.4.2019. Tietosuojaselostetta on päivitetty 8.3.2023. Pyydämme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.